時間塊(time-blocking)是現在蠻流行的時間管理技巧，所以我當然也想來試試看，但實際使用一陣子之後發現一些有趣的地方。
什麼是時間塊(time-blocking)
時間塊是一種時間管理技巧，也被稱為Time chunking，顧名思義，就是把時間切塊後安排的方法。相當久遠的銅器時代就有人在使用，只是一直到近代才被給予了時間塊的名稱，再加上智慧型手機的普及，在科技幫助之下使用這種技巧的門檻也更低了。目前已知有使用時間塊技巧的名人至少有班傑明富蘭克林、伊隆馬斯克以及比爾蓋茲，可見這個方法很值得研究。
使用時間塊
時間塊的基本方法
這是一種在工作開始前先行計畫的方式。
在Deep Work深度工作力這本書中，作者 卡爾．紐波特將描述這個方法時，將時間以每30分鐘進行分割，這便是時間塊的基本單位，預估待辦任務需要耗費的時間之後，直接在行事曆中放入對應時長的時間塊。比如說我預計在禮拜二上午九點開始工作，工作內容是「利用Word修改客戶服務程序書」，預計兩個小時會完成，接著我就可以在工作開始之前，在行事曆上禮拜二上午九點開始，往下畫到11點，便在這個任務上寫「利用Word修改客戶服務程序書」。
簡單來說可以拆成下列步驟：
- 列出待辦任務
- 預估任務時間
- 行事曆中建立任務
聽起來相當簡單與單純對吧？但我實際使用之後，還是感受到一些障礙，以及感受到「要是這樣做會更順吧」的地方，於是我把這些東西都整理起來了，接下來請讓我慢慢說明。
「要是這樣做會更順吧」的5個時間塊小技巧
1. 使用標籤或顏色，區分不同性質的項目
以Google Calendar來說，可以設定不同的行事曆以不同的顏色顯示，例如說「工作」相關的項目以紅色顯示，「私人」行程則以藍色表示，如此一來行事曆上的事項分類便一目了然，也比較不會漏看事項。
2. 把雜事集合起來做
有時候難會有一些雜事，或是耗時不到30分鐘的事情，例如說「回覆電子郵件」或是「摺衣服」等等，如果有許多此類雜事，不如就把事情放在一起做吧，也可以依據「情境」分類，例如讓需要使用電腦的「回覆電子郵件」與同樣需要使用電腦的「查詢相機價格並且比價」一起執行。
3. 需要緩衝時間
在現在這個時代，不如以往需要去尋找資訊，人的注意力反而才是有限的珍貴資源，而專注一段時間後難免會恍神分心，所以最好適時安排休息時間，除了可以當作補充專注力之外，也可以當作轉換心態的緩衝，畢竟可不能用相同的心態面對「季度檢討會議」以及「計畫出遊行程」呢。
4. 任務的描述越具體越好
以任務來說，越具體的描述越能降低執行時的心理門檻，如果任務的敘述是寫成「車輛保養」，人會會因為過於描述籠統而產生疑惑，還要再花心力去回想究竟需要做哪些事情，如果能具體寫出「把車開到常去的修車廠，換機油以及做5000公里的例行保養」，則讓人省去不少回想的心力，畢竟在定下計畫時就會想過實際需要做什麼了，要執行時就不用重新想一次。這個概念也大衛艾倫的搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟中被再三強調，這些省下來的心力會默默對自己產生莫大的幫助，心理上釋出的空閒是相當珍貴的。
5. 定期回頭檢視
可以在每天，或是每個禮拜設定一段時間用來「回顧」自己的執行狀況，總是可以意外發現一些有趣的地方，或是一些自己的執行上可以改進之處，有些人也會用這個時段來統計與分析時間的花費，回想自己完成的任務除了可以增進記憶之外，也能給自己一些成就感。
「這樣做不太好」的4個不
1. 不要把所有的事情都放進去
我們用時間塊來計畫即將要執行的任務，但不需要把所有的事情都放進去，例如每日例行事項，這些是你早就記起來，不需提醒的東西，這種任務放在行事曆上，只會變成雜訊，干擾你的執行力而已。
2. 時間塊是拿來計畫的，不是記錄
計畫的用意是讓你能夠在適當的時間集中注意力並且完成任務，所以才是計畫，如果總是在遇到空檔時才想說「現在該做什麼好？」接著才開始往行事曆裡放任務，這樣雖然多少也有集中精神的暗示效果，但計畫就成為了記錄，也失去及早準備與心理建設的機會。
3. 時間塊不要太小
雖然在深度工作力之中設定的時間塊為30分鐘，但這並不是硬性規定，依據實際狀況微調，找到最適合的形式才是最重要的。但還是建議時間塊不要畫太小，太小得話除了行事曆上會看起雜亂之外，短時間內在不同任務之間切換，對於心裡的耗損也是很大的。
4. 計畫只是計畫，不需要過度要求完美
在一天之中，本來就難免會有一些突發狀況，而這些緊急事件常常都有超高的優先度，絕對需要先處理，這時候，也不需要想太多，去處理就是了。雖然追求完美是許多人很讚賞的特質，但對我來說，得到回饋並且改進會比追求完美更吸引人，而且對於自己的能力也會有比較多的幫助。所以當遇到緊急狀況的時候，直接去處理吧，如果是稍微可以等待的緊急狀況，要放入前述的「緩衝時間」或「休息」時處理也是可以的。對於突發狀況的處理也可以參照前述的「搞定」的流程，也就是先判斷這個事件需不需要「動作」？如果需要，是否緊急？是否能在兩分鐘內處理完畢？如果可以就處理，如果不行就延期或委外處理，關於「搞定」的方法我以後可以再寫，在這篇文章終究不贅述了。
實際生活改善
剛開始第一次遇到這個方法時，我認為這個方法不會有太大的幫助，當時認為「只是把任務填在行事曆上不會有什麼差異」，但實際使用之後才發現，很想像很不一樣。
在實際使用的過程中，最讓我有感的是我「養成了會事先計畫」的習慣，連帶也讓我有了「預先準備」的習慣。當任務時間開始時，因為知道自己的時間有限，反而能讓自己更加專注，也更容易進入「心流」狀態，執行力也跟著提升。任務時間結束後也能體會到如同把to-do list上的任務打勾一般的成就感。
但目前我使用的時間還不算太長，而方法之中也沒有對於持久力有任何著墨，對於像我一樣三分鐘熱度的人來說這還是很大的考驗，是否能持續長久仍然沒有答案，這也只能讓時間來回答了。不過雖然如此，在使用的期間我仍然感受到心理的負擔減輕了，這就跟我剛開始實行「搞定」方法時所感受到的一模一樣，我很期待這個方法會成為我執行與計畫上的長久解答。